最後更新日期 2020-05-31
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網上已有許多專欄文章在撰寫「簡報必勝攻略」，從主題擬定、架構綱要、美編排版等精密解說PPT製作要點，更有完整SOP及簡報模板供提案人員完成會議簡報製作與事前內容準備，首先，我也列出幾點常見秘訣：
- 簡報文字不是多就是好，化繁為簡、緊扣主軸
- 用對字型、顏色與編排模板，提高閱讀性
- 包含「找出問題」、「提供對策」前後聚焦點
- 善用視覺化圖表，加強數據顯示
- 鋪成現場互動與交流的時機
但「萬事俱備」了，還有什麼細節是值得我們留意的呢? 你可以跟著我試試運用心理學的理論，在小細節耍點小心機，或許能在關鍵時刻給自己更大的力量。
簡報會議小技巧，輕鬆贏得閱聽者的認同與讚賞
不可疏忽的色彩感受，用顏色達成形象操作技巧
我們深知色彩將帶給人不同的感官印象，藍色沈穩、黃色活力、紅色熱情或灰色哀愁，但卻很少將色彩的力量運用在會議現場，巧妙操作也能達成不同的心理效果。
第一招：黑色的提報者衣著，看起來更有地位與份量感
提報者在台上的氣勢與氣場是一場提案是否成功的關鍵之一，許多職場新鮮人或「娃娃臉」的提報者經常因外表受質疑，無法一時掌握全場目光，這時黑色的衣著就能建立沉穩、專業且具有地位風範的視覺印象。
另外，黑色也非常適合職場新鮮人的工作穿搭，它不僅是基本款、更是個安全色，相較起百貨商場中最常見的藍色(但藍色條紋在面對高年齡閱聽者的場合卻反而加分)、灰色襯衫上衣，黑色較不容易給人呆板乏味、制式老舊的負面印象，上班穿著不妨從黑色開始。
第二招：藍色的簡報佈景，讓閱聽者心平氣和、抑制想法反抗的異議衝突
簡報製作時我們總會運用自家公司或業主的識別顏色作為佈景底色，提高品牌識別度，但你可能不知道顏色將會勾起大家表達想法的慾望? 其中，藍色則能穩定閱聽者情緒反應，讓閱聽者在簡單會議中情緒冷靜、平和，對於提報內容更能仔細導讀聆聽。
反之若使用紅色佈景搭配，可能因為紅色所激發的亢奮情緒，讓閱聽者產生豐富想法、想表達個人意見，而萌生與提案內容相衝突的異議想法，讓提案會議產生更多變因。
另外，也並不是所有的簡報會議都只單向的提案會報，有時我們也希望在會議中發起討論與交流，這時「黃色」就能達到深入互動的發揮作用，創造和諧的會議氛圍、增升親和的合作印象，特色是在生意交流的場合，黃色更是「能有效溝通的顏色」，也具有明亮、活力的形象定義，可試著在提報者的穿搭配件、會議現場佈置或簡報佈景中適當運用。
這樣說、這樣做，提案中用行為動作操控人心
從提報者與閱聽者的互動姿勢與對談口吻，甚至是安排的座位配置，都可能默默引發不同個人心理觀感，留意這些行為細節不僅能讓提報順利，也可以嘗試使用在提案之中，提升成交率!
第三招：刻意處在決策者的右前方，讓你的提案想法更受肯定
心理學研究發現：「人即使在水平面上，也容易誤認為右前方的物件角度比較高」，因此在提案座位上若能把自己擺在決策者或重要閱聽者視線右側，更容易被「仰望」，你所提出的提案想法有更高的機率被肯定。
另外，這樣的座位操作也能用在內部會議，若自己有計劃提議作法，可讓自己坐在有發聲權或更受重視的同事旁邊，將因「斯汀澤現象」讓自己成功拉攏旁人、成為利己夥伴，在現實中並鄰而坐的人較能有效地溝通，自然更容易達成共識。
第四招：對答排序不可隨意，關鍵字要擺在對的位置
「但是」是個聲調重且短促的反轉詞，每個人聽到時總會不自覺抬起頭、繃緊神經，甚至比「所以」、「總結」二詞更為強烈，在簡報會議中若能將「關鍵要點」設計在話術語句的「但是」後面，更容易被記憶與加強聆聽，所以當提案內容有關「前後因果」，我們可先闡述問題，並用「但是」來接出我們的解決方案。
延伸運用「但是」一詞，當我們在工作會議中遇到不利己的提問發言，或是我們必須描述自身的劣勢或所存在的問題，若依循這個道理將我們的障礙點放在「但是」一詞前面，反而能模糊障礙點、讓閱聽者不自覺地忽略過去。
第五招：適時附和應答，不知不覺中建立信任感
在會議中我們常會安排時間讓閱聽者發表想法，聆聽過程中除了以點頭代表尊重與理解外，當對方提出「關鍵要點」時若能輕聲回答語嘆詞，如「是~」、「對~」，甚至是附和重點詞句一次，不僅能讓對方感受到我們的認同感，更能讓對方感覺「我們是站在同一邊的」印象想法，讓溝通更為和諧順利。
另外，我時常發現許多人附和的嘆詞會是「嗯!」，這可能因為個人聲調較為低沉，反而讓對方誤聽成帶有厭煩感的「哼!」，而感覺到不尊重、沒禮貌，我們應該盡可能注意或避免。
不管是希望成為業務、專案管理或任何需要與人互動溝通的職務角色，「心理學理論」能夠讓我們透過細微的小動作，與業主的互動狀態更順利、加分，但更重要的是「實驗精神」與「適時練習」，也就是了解的這些理論作法後，我會試著在自己早已熟悉的提報流程中嘗試運用，雖然並非每個客戶業主都能100%成功，但試驗後會發現原來這些細節真的正在發酵著呢!